Elektroniczna KPiR i JPK: kogo obowiązują w 2026, a kogo od 2027 roku?

Stan prawny sprawdzony na 29 września 2026 r.

Prowadzisz jednoosobową działalność i słyszysz, że księga podatkowa musi być elektroniczna? Najpierw sprawdź, jaki plik VAT składa Twoja firma: JPK_V7M czy JPK_V7K. Od tego zależy, czy nowe obowiązki obejmują Cię już w 2026 r., czy dopiero od 2027 r. Osobno trzeba ustalić termin pierwszej wysyłki danych do urzędu.

Poniżej wyjaśniamy zasady dla przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) oraz — przy ryczałcie — ewidencję przychodów.

Od kiedy elektroniczna KPiR? Sprawdź swoją grupę

Aktualny harmonogram Ministerstwa Finansów rozdziela podatników według obowiązku składania JPK_V7M i pozostałych, w tym JPK_V7K. Źródło: MF/KAS — struktury JPK w podatkach dochodowych.

Tabela przedstawia typowe przypadki działalności kontynuowanej bez zmiany statusu. Przy rozpoczęciu działalności lub zmianach w trakcie roku potrzebna jest indywidualna ocena. MF wskazuje, że znaczenie ma obowiązek istniejący w dniu zaprowadzenia ksiąg. Źródło: MF — pytania i odpowiedzi JPK_PD, pytanie 134.

Uwaga na częstą pomyłkę: przy kwartalnym VAT część ewidencyjna JPK_V7K również trafia do urzędu co miesiąc. Sama comiesięczna wysyłka nie oznacza więc, że firma składa JPK_V7M. Najprościej sprawdzić symbol pliku w programie księgowym lub zapytać o niego księgowość. Źródło: MF — JPK_VAT z deklaracją.

Prowadzenie księgi i jej wysyłka to dwa obowiązki

Od początku roku objętego nowymi zasadami księgę należy prowadzić przy użyciu programu komputerowego. Po zakończeniu tego roku jej dane przekazuje się elektronicznie w wymaganej strukturze JPK.

Jeżeli Twoja KPiR podlega obowiązkowi od 2026 r., termin pierwszej rocznej wysyłki danych za ten rok przypada na 30 kwietnia 2027 r. Wysyłka w 2027 r. nie oznacza, że dopiero wtedy można rozpocząć elektroniczne prowadzenie księgi.

Nie należy też stosować do KPiR nowego terminu lipcowego. Nowelizacja z maja 2026 r. przewiduje dla podatników PIT termin do 31 lipca w przypadku ksiąg rachunkowych. Dla KPiR i wskazanej w przepisie ewidencji środków trwałych pozostawia termin powiązany ze złożeniem zeznania rocznego. Źródło: ustawa z 15 maja 2026 r., art. 1 pkt 5, Dz.U. 2026 poz. 779; MF — terminy JPK_PD, pytanie 151.

Nowy obowiązek wysyłki danych z KPiR jest roczny. Nie oznacza comiesięcznego przesyłania tej księgi razem z JPK VAT.

Który plik dotyczy Twojej firmy?

Rodzaj pliku zależy od prowadzonej dokumentacji:

• JPK_PKPIR — dane z podatkowej księgi przychodów i rozchodów, prowadzonej przez uprawnionych do tej formy ewidencji przedsiębiorców na skali lub podatku liniowym.
• JPK_EWP — dane z ewidencji przychodów u przedsiębiorców na ryczałcie.
• JPK_ST — dane z odpowiedniej ewidencji lub wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, towarzyszących powyższym ewidencjom.

Takie przyporządkowanie opisuje MF/KAS w informacji o nowych zasadach dokumentacji księgowej.

Przy sprawdzaniu oprogramowania zwróć uwagę na obsługę rocznych struktur JPK_PKPIR(3), JPK_EWP(4) oraz JPK_ST(1). Ogólny napis „obsługuje JPK” może dotyczyć wyłącznie VAT albo starszych plików. Aktualne schematy i broszury udostępnia Ministerstwo Finansów.

Trzy przykłady z małej firmy

Poniższe przykłady ilustrują opisany harmonogram. Zakładamy działalność kontynuowaną od początku roku i niezmieniony status rozliczeń VAT.

1. Usługodawca na podatku liniowym i miesięcznym VAT. Prowadzi KPiR, a dla VAT składa JPK_V7M. Jego księga za 2026 r. powinna być prowadzona w programie komputerowym. Dane za ten rok przekaże po jego zakończeniu, najpóźniej 30 kwietnia 2027 r.

2. Właściciel sklepu na skali i kwartalnym VAT. Prowadzi KPiR i składa JPK_V7K. W typowej sytuacji opisanej w tabeli pierwszy rok obowiązkowego elektronicznego prowadzenia księgi to 2027. Roczne dane za ten okres wyśle w 2028 r.

3. Przedsiębiorczyni na ryczałcie, zwolniona z VAT. Prowadzi ewidencję przychodów. Nowe zasady obejmą ją od 2027 r.; właściwym plikiem będzie JPK_EWP. Ryczałt ani zwolnienie z VAT nie oznaczają trwałego wyłączenia z tego harmonogramu.

Co przygotować z księgowością już teraz?

Najlepiej zacząć od krótkiego przeglądu dokumentacji i programu:

1. Potwierdź rok objęcia obowiązkiem. Ustal rodzaj prowadzonej ewidencji i symbol składanego JPK VAT. Zgłoś księgowości zmiany statusu firmy.
2. Sprawdź program. Poproś o potwierdzenie obsługi właściwej rocznej struktury oraz możliwość kontrolnego wygenerowania pliku. Sam PDF lub skan księgi nie jest plikiem JPK.
3. Uzupełnij dokumenty. Przejrzyj brakujące faktury, korekty, dowody księgowe i dane dotyczące firmowego majątku. Ustal termin dostarczenia braków.
4. Ustal odpowiedzialność za wysyłkę. Zapisz, kto przygotowuje pliki, kto je sprawdza, podpisuje i przekazuje do urzędu. Gdy działa pełnomocnik, sprawdź umocowanie do podpisu; nowelizacja potwierdza, że pełnomocnictwo do elektronicznych deklaracji obejmuje także wskazane pliki ksiąg i ewidencji. Źródło: Dz.U. 2026 poz. 779.
5. Zaplanuj zachowanie potwierdzenia. Po wysyłce sprawdź status przetworzenia i pobierz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Przechowuj je razem z wysłaną wersją pliku.

MF udostępnia bezpłatny formularz do przygotowania JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_ST, a także Klienta JPK WEB do podpisywania i wysyłania plików oraz usługę sprawdzenia statusu i pobrania UPO. Przy wyborze rozwiązania uwzględnij liczbę dokumentów i sposób współpracy z biurem. Źródło: MF — bezpłatne narzędzia JPK_PD.

Podsumowanie: najpierw sprawdź JPK_V7M albo JPK_V7K

Dla małej firmy najważniejsze są trzy ustalenia: od którego roku prowadzić ewidencję elektronicznie, jaki plik przygotować i kiedy go wysłać. Sprawdź je z księgowością, zanim nadejdzie zamknięcie roku. Dzięki temu będzie czas na uzupełnienie dokumentów i poprawienie danych.

Chcesz ustalić, jak przygotować swoją działalność do elektronicznej KPiR lub ewidencji przychodów? Skontaktuj się z Biurem Ekspens i omów sposób prowadzenia oraz przekazywania dokumentacji swojej firmy.

Artykuł omawia typowe sytuacje przedsiębiorców prowadzących KPiR lub ewidencję przychodów. Indywidualne przypadki, w tym zmiany w trakcie roku, wymagają sprawdzenia właściwych przepisów i okoliczności.