Jak uwierzytelnić się w KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) nie wymaga zakładania konta, ale wymaga potwierdzenia tożsamości i uprawnień. Jedną z najwygodniejszych metod – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Poniżej wyjaśniamy, kto i jak może jej użyć oraz jakie są alternatywy.

Dla kogo jest pieczęć elektroniczna?

  • Podmioty niebędące osobą fizyczną (np. spółki, fundacje, stowarzyszenia), które chcą logować się do KSeF i wystawiać e-faktury „jako organizacja”.

  • Pieczęć działa jak „firmowa pieczątka” w wersji cyfrowej — potwierdza tożsamość podmiotu, a nie konkretnej osoby.

Metody uwierzytelniania w KSeF – przegląd

Osoby fizyczne mogą uwierzytelniać się m.in. przez:

  • Podpis Zaufany (a od 1 kwietnia 2026 r. również przez Węzeł Krajowy/SSO),

  • kwalifikowany podpis elektroniczny,

  • token (dostępny do końca 2026 r.),

  • certyfikat KSeF.

Podmioty niebędące osobą fizyczną mogą użyć:

  • kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,

  • tokenu (do końca 2026 r.),

  • certyfikatu KSeF.

Uwierzytelnienie pieczęcią kwalifikowaną – jak to uruchomić?

Aby móc logować się i działać w KSeF pieczęcią kwalifikowaną, trzeba najpierw zgłosić do KSeF dane unikalne powiązane z certyfikatem tej pieczęci. Możesz to zrobić na trzy sposoby:

  1. Formularz ZAW-FA (papierowo lub elektronicznie)

  • Wskaż dane podatnika (część B) i dane unikalne pieczęci (część D).

  • Po wprowadzeniu danych przez urząd możliwe będzie uwierzytelnianie w KSeF pieczęcią bez NIP.

  1. Elektronicznie przez integrację z API KSeF 2.0

  • Zgłoszenie realizujesz z poziomu oprogramowania zintegrowanego z API KSeF 2.0 (system finansowo-księgowy, ERP).

  • Po przetworzeniu zgłoszenia w systemie możesz korzystać z pieczęci przy logowaniu/wystawianiu faktur.

  1. Aplikacja Podatnika KSeF

  • Zgłoszenie danych pieczęci wykonasz bezpośrednio w aplikacji udostępnionej przez MF.

  • Po przetworzeniu zgłoszenia pieczęć działa jako metoda uwierzytelnienia.

Krok po kroku – praktyczny szkic

  1. Sprawdź, czy masz ważny certyfikat pieczęci kwalifikowanej (na podmiot).

  2. Wybierz ścieżkę zgłoszenia: ZAW-FA / API KSeF 2.0 / Aplikacja Podatnika.

  3. Przekaż „dane unikalne” pieczęci zgodnie z wybraną metodą.

  4. Poczekaj na przetworzenie (urząd lub system KSeF).

  5. Uwierzytelnij się pieczęcią i korzystaj z KSeF jako podmiot.

Najważniejsze uwagi

  • Zgłoszenie danych pieczęci to warunek aktywacji tej metody w KSeF.

  • Tokeny pozostają dostępne tylko do 31 grudnia 2026 r. — to rozwiązanie przejściowe.

  • Od 1 kwietnia 2026 r. logowanie osób fizycznych będzie możliwe również przez Węzeł Krajowy (SSO).

Przegląd prywatności

Pliki cookie to małe pliki tekstowe przechowywane na Twoim komputerze przez strony internetowe, które przeglądasz. Strony internetowe korzystają z plików cookie w celu ułatwienia użytkownikom sprawnej nawigacji i wykonywania określonych funkcji. Pliki cookie, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej, nie wymagają Twojej zgody. Wszystkie inne pliki cookie wymagają zgody przed ustawieniem ich obsługi w przeglądarce.

Możesz w każdej chwili zmienić decyzję na temat korzystania z plików cookie na naszej stronie dotyczącej polityki prywatności.
Używamy również plików cookie do zbierania danych w celu personalizacji i pomiaru skuteczności naszej reklamy. Więcej informacji znajdziesz w Polityce prywatności Google.