KSeF (Krajowy System e-Faktur) nie wymaga zakładania konta, ale wymaga potwierdzenia tożsamości i uprawnień. Jedną z najwygodniejszych metod – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Poniżej wyjaśniamy, kto i jak może jej użyć oraz jakie są alternatywy.
Dla kogo jest pieczęć elektroniczna?
-
Podmioty niebędące osobą fizyczną (np. spółki, fundacje, stowarzyszenia), które chcą logować się do KSeF i wystawiać e-faktury „jako organizacja”.
-
Pieczęć działa jak „firmowa pieczątka” w wersji cyfrowej — potwierdza tożsamość podmiotu, a nie konkretnej osoby.
Metody uwierzytelniania w KSeF – przegląd
Osoby fizyczne mogą uwierzytelniać się m.in. przez:
-
Podpis Zaufany (a od 1 kwietnia 2026 r. również przez Węzeł Krajowy/SSO),
-
kwalifikowany podpis elektroniczny,
-
token (dostępny do końca 2026 r.),
-
certyfikat KSeF.
Podmioty niebędące osobą fizyczną mogą użyć:
-
kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
-
tokenu (do końca 2026 r.),
-
certyfikatu KSeF.
Uwierzytelnienie pieczęcią kwalifikowaną – jak to uruchomić?
Aby móc logować się i działać w KSeF pieczęcią kwalifikowaną, trzeba najpierw zgłosić do KSeF dane unikalne powiązane z certyfikatem tej pieczęci. Możesz to zrobić na trzy sposoby:
-
Formularz ZAW-FA (papierowo lub elektronicznie)
-
Wskaż dane podatnika (część B) i dane unikalne pieczęci (część D).
-
Po wprowadzeniu danych przez urząd możliwe będzie uwierzytelnianie w KSeF pieczęcią bez NIP.
-
Elektronicznie przez integrację z API KSeF 2.0
-
Zgłoszenie realizujesz z poziomu oprogramowania zintegrowanego z API KSeF 2.0 (system finansowo-księgowy, ERP).
-
Po przetworzeniu zgłoszenia w systemie możesz korzystać z pieczęci przy logowaniu/wystawianiu faktur.
-
Aplikacja Podatnika KSeF
-
Zgłoszenie danych pieczęci wykonasz bezpośrednio w aplikacji udostępnionej przez MF.
-
Po przetworzeniu zgłoszenia pieczęć działa jako metoda uwierzytelnienia.
Krok po kroku – praktyczny szkic
-
Sprawdź, czy masz ważny certyfikat pieczęci kwalifikowanej (na podmiot).
-
Wybierz ścieżkę zgłoszenia: ZAW-FA / API KSeF 2.0 / Aplikacja Podatnika.
-
Przekaż „dane unikalne” pieczęci zgodnie z wybraną metodą.
-
Poczekaj na przetworzenie (urząd lub system KSeF).
-
Uwierzytelnij się pieczęcią i korzystaj z KSeF jako podmiot.
Najważniejsze uwagi
-
Zgłoszenie danych pieczęci to warunek aktywacji tej metody w KSeF.
-
Tokeny pozostają dostępne tylko do 31 grudnia 2026 r. — to rozwiązanie przejściowe.
-
Od 1 kwietnia 2026 r. logowanie osób fizycznych będzie możliwe również przez Węzeł Krajowy (SSO).