Krajowy System e-Faktur – co i jak?

Faktury ustrukturyzowane będą również możliwe do wystawiania za pomocą programów komercyjnych. Przedsiębiorcy będą mieli swobodę wyboru spośród dostępnych na rynku rozwiązań płatnych, które spełniają wymogi KSeF. To daje elastyczność w korzystaniu z różnych narzędzi dostępnych w sektorze komercyjnym.

Takie podejście umożliwia przedsiębiorcom wybór najbardziej odpowiedniej opcji zależnie od ich indywidualnych potrzeb i preferencji.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma teleinformatyczna, która umożliwia elektroniczne wystawianie i odbieranie faktur w formie ustrukturyzowanej. Główne zalety KSeF obejmują gwarancję autentyczności pochodzenia faktury, integralność jej treści oraz czytelność.

W przyszłości jedynie elektroniczne fakturowanie poprzez KSeF będzie akceptowalne jako forma wystawiania faktur VAT. System ten wymaga elektronicznego fakturowania we wszystkich przypadkach, gdzie dotychczas stosowano faktury tradycyjne. Wprowadzenie faktur elektronicznych nie będzie zależne od zgody odbiorcy – faktura ustrukturyzowana zostanie przekazana odbiorcy, niezależnie od jego akceptacji tego rodzaju fakturowania.

Obecnie Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest opcjonalny, co oznacza, że przedsiębiorcy mają wybór, czy chcą wystawiać faktury ustrukturyzowane za jego pomocą, czy też preferują dotychczasowe metody, takie jak papierowe dokumenty lub elektroniczne pliki PDF.

Jednakże, istnieje planowane wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zgodnie z następującym harmonogramem:

Uwaga: Krajowy Systemu e-Faktur (KSeF), który miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 r. zostanie wdrożony w późniejszym terminie.
Termin ten nie został jeszcze wskazany przez Ministerstwo Finansów.

Obowiązek e-fakturowania obejmie transakcje, które dotychczas wymagały udokumentowania fakturą zgodnie z obowiązującą ustawą o VAT w Polsce. Te czynności będą obejmować opodatkowane VAT dostawy towarów i świadczenie usług w ramach krajowego handlu (B2B) oraz transakcje na rzecz organów publicznych.

1. Podatników bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce:

2. Podatników korzystających z procedur szczególnych:

3. Faktur B2C: Faktura wystawiana na rzecz nabywcy towarów lub usług, który nie prowadzi działalności gospodarczej (B2C).

4. Inne przypadki: Przypadki, dla których zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, pod warunkiem, że są odpowiednio udokumentowane dostawy towarów lub świadczenia usług.

Faktury ustrukturyzowane będą dostępne do wystawiania w dwóch formach.

Umożliwiają one bezkosztowe generowanie faktur ustrukturyzowanych i są udostępniane przez Ministerstwo Finansów. Dzięki nim przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z dedykowanych instrumentów do wystawiania faktur w zgodzie z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), jak na przykład aplikacja Podatnika KSeF.

Faktury ustrukturyzowane będą również możliwe do wystawiania za pomocą programów komercyjnych. Przedsiębiorcy będą mieli swobodę wyboru spośród dostępnych na rynku rozwiązań płatnych, które spełniają wymogi KSeF. To daje elastyczność w korzystaniu z różnych narzędzi dostępnych w sektorze komercyjnym.

Takie podejście umożliwia przedsiębiorcom wybór najbardziej odpowiedniej opcji zależnie od ich indywidualnych potrzeb i preferencji.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Oznacza to, że data przekazania faktury do systemu jest traktowana jako data wystawienia.

Faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za otrzymaną przez nabywcę przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Data przydzielenia numeru identyfikacyjnego jest traktowana jako data otrzymania faktury w systemie.

Jeśli faktura ustrukturyzowana zostanie udostępniona nabywcy, który nie jest zobowiązany do korzystania z KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę. W tym przypadku, otrzymanie faktury zależy od faktycznego momentu, w którym nabywca otrzymał dokument.

Te zasady precyzują, jak interpretować daty wystawienia i otrzymania faktur ustrukturyzowanych w kontekście korzystania z KSeF.

1. Numer faktury korygowanej:
   Faktury korygujące muszą zawierać numer faktury korygowanej nadany przez KSeF, chyba że fakturze korygowanej nie został nadany numer.
2. Obniżenie podstawy opodatkowania z wykorzystaniem KSeF:
   Podatnik obniża podstawę opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.
3. Faktury korygujące inne niż ustrukturyzowane:
   Jeśli faktura korygująca jest innego typu niż ustrukturyzowana, obniżenie podstawy opodatkowania dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę.
4. Faktury korygujące w trakcie awarii systemu:
   W przypadku faktur korygujących wystawianych w trakcie awarii lub niedostępności systemu, sprzedawca obniża podstawę opodatkowania po otrzymaniu potwierdzenia odbioru od nabywcy, chyba że faktury zostały wcześniej wysłane do KSeF – wtedy decydującą datą jest data wysyłki do KSeF.
5. Rozliczenie faktur korygujących po stronie nabywcy:
   Faktura ustrukturyzowana korygująca podstawę opodatkowania będzie uwzględniana w rozliczeniu za okres, w którym zostanie otrzymana, tak samo jak faktura inna niż ustrukturyzowana. Data otrzymania faktury przez nabywcę jest decydująca, chyba że faktura otrzymała wcześniej numer KSeF – wtedy przyjmuje się datę przydzielenia numeru.
6. Noty korygujące i duplikaty faktury:

Sankcje za naruszenia przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są określone w poniższy sposób:

1. Nie wystawienie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF:
   Jeżeli podatnik nie wystawi faktury ustrukturyzowanej zgodnie z KSeF, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na niego karę pieniężną. Kara może wynieść do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.
2. Wystawienie faktury w okresie awarii lub niedostępności KSeF niezgodnie z wzorem:
   Jeśli podatnik wystawił fakturę w okresie awarii lub niedostępności KSeF niezgodnie z udostępnionym wzorem, również może zostać nałożona kara pieniężna.
3. Nieprzesłanie faktury do KSeF w odpowiednim terminie:
   Jeżeli podatnik nie przesłał do KSeF faktury w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii lub w terminie 1 dnia roboczego od dnia wystawienia w przypadku niedostępności z innych przyczyn niż awaria, może być nałożona kara pieniężna.
4. Termin i sposób uiszczenia kary:
   Karę pieniężną trzeba uiścić bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu kary.

Uwaga! Sankcje za naruszenia przepisów o KSeF wchodzą w życie od 1 stycznia 2025 roku.

Od 1 stycznia 2025 roku zostanie wprowadzone ograniczenie dotyczące wystawiania faktur za pośrednictwem kas fiskalnych. Zgodnie z nowymi przepisami, faktury dla transakcji dokonywanych poprzez kasy fiskalne nie będą już możliwe, a jedynym dokumentem potwierdzającym tego rodzaju sprzedaż będzie paragon sprzedaży.

W mechanizmie podzielonej płatności (split payment) przy dokonywaniu przelewu konieczne jest uwzględnienie numeru faktury, dla której dokonywana jest płatność. Jeżeli faktura jest ustrukturyzowana, należy podać numer identyfikujący tę fakturę w KSeF.

Zasady te obejmują przelewy dotyczące dowolnych faktur ustrukturyzowanych wystawionych dla podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc.

W komunikacie przelewu należy precyzyjnie wskazać identyfikator zbiorczy nadany w KSeF, co jest kluczowe dla poprawnego zidentyfikowania transakcji i jej powiązania z konkretną fakturą ustrukturyzowaną.

Te wymogi wynikające z mechanizmu podzielonej płatności mają na celu zwiększenie przejrzystości oraz umożliwienie precyzyjnego powiązania płatności z konkretnymi fakturami, co jest istotne w kontekście działań związanych z KSeF.

Zgodnie z przepisami dotyczącymi przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF):

Faktury ustrukturyzowane, po przesłaniu do KSeF, będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat. Ten okres liczy się od końca roku, w którym faktury zostały wystawione.

Po upływie 10 lat od daty wystawienia faktur, podatnik jest zobowiązany przechowywać te dokumenty poza KSeF. To oznacza, że podatnik musi mieć własne zabezpieczone środki archiwizacji, które umożliwią przechowywanie faktur ustrukturyzowanych do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Źródło: Serwis Rzeczypospolitej Polskiej Portal gov.pl